Datenschutzhinweise für Ihre Bewerbung

Datenschutzhinweise für Ihre Bewerbung

Wir haben hier ausführliche Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei der Vermittlung von Bewerbern an unsere Kundenunternehmen zusammengestellt und informieren darüber hinaus über die Verarbeitungen bei Speicherung der Bewerbungsdaten im Talentpool, falls Sie hierzu gesondert eingewilligt haben.

Wir erfüllen damit unsere Informationspflichten bei Erhebung personenbezogener Daten gemäß Art. 13, 14 DSGVO. Diese Hinweise zum Datenschutz, die mit Ihrer Bewerbung bei uns in Zusammenhang stehen, gelten ergänzend zu unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen.

1. Verantwortliche Stelle
2. Datenschutzfragen
3. Zwecke, Quellen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
4. Datenarten
5. Bewerberpool / Talentpool
6. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
7. Sicherheit der Daten
8. Bereitstellung der Daten
9. Speicherdauer
10. Einzelfallentscheidung und Profiling
11. Ihre Rechte als betroffene Person
12. Weitere Fragen zum Datenschutz

Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, die Verarbeitung in Online-Bewerbermanagement-Systemen und Vermittlung von Bewerbern an Kundenunternehmen sowie für die Führung des Talent-Pools ist die

Weitere Standorte und Kontaktdaten finden Sie auf der Seite Standorte oder in unserem Impressum.

Datenschutzfragen

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt: Kulitz & Twelmeier GmbH, Ulm. Datenschutzfragen richten Sie gerne per E-Mail an datenschutz@equal-personal.de, insbesondere auch bei Fragen zur Verwendung Ihrer Bewerbungsdaten, dem Talentpool oder zum Widerruf. Für Datenschutzfragen bei Verarbeitungen unserer Kundenunternehmen wenden Sie sich vorzugsweise direkt an die dortigen Verantwortlichen.

Zwecke, Quellen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis oder für die Vermittlung als Bewerber an Kundenunternehmen, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, und um Ihre Eignung für eine konkrete Position zu bewerten. Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann erhoben, verarbeitet und weitergegeben, wenn Sie uns diese von sich aus im Falle einer Stellenbewerbung oder aus der Abfrage über Kontaktformular oder über Portallösungen mitteilen.

Datenverarbeitungen werden stets nur auf Ihre eigene Veranlassung hin vorgenommen. Für die effektive und korrekte Durchführung und Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erfassen, bewerten, bearbeiten und speichern wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Bewerbungsunterlagen in Online-Bewerbermanagement-Systemen, auch von Drittanbietern. Dies geschieht automatisch maschinell und manuell gemäß den Vorgaben der DSGVO.

In den Formularfeldern gibt es Pflichtfelder. Diese müssen ausgefüllt werden, da wir anderenfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen können. Weitere Angaben können von Ihnen freiwillig getätigt werden. So können Sie über die entsprechenden Felder Ihre Bewerbungsunterlagen etc. als Anlagen mitsenden. Ihre Angaben werden im gesamten Bewerbungsprozess vertraulich behandelt und verschlüsselt übertragen.

Rechtsgrundlagen im Einzelnen

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens: Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten, um das Bewerbungsverfahren durchführen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dazu gehört auch, dass wir Ihre Daten an unsere Vertragspartner (Kundenunternehmen) weitergeben, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsprozesses und einer Arbeitnehmerüberlassung erforderlich ist.
• Freiwillige Angaben und Bewerberpool: Wenn Sie uns zusätzliche, als freiwillig gekennzeichnete Angaben machen oder wenn wir Ihre Bewerbung in unseren Bewerberpool aufnehmen dürfen, geschieht dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung dokumentieren wir zudem zur Erfüllung gesetzlicher Nachweispflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Berechtigte Interessen: In einigen Fällen verarbeiten wir Ihre Daten auch, um unsere Abläufe sicher, zuverlässig und effizient zu gestalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dazu gehören insbesondere:
  • die Nutzung von Jobportalen und Schnittstellen, um Stellenangebote zu veröffentlichen und Bewerbungen einfacher auszutauschen,
  • Maßnahmen zur IT-Sicherheit (z.B. Schutzsysteme gegen unbefugte Zugriffe oder Missbrauch),
  • der Einsatz von Betrugserkennungs- und Missbrauchsschutzsystemen,
  • die technische Weiterentwicklung und Protokollierung unseres Bewerbermanagementsystems,
  • statistische Auswertungen zur Verbesserung unseres Bewerbungsprozesses,
  • der Einsatz unterstützender Technologien wie Chatbots, die Bewerberanfragen vorsortieren oder beantworten.
• Rechtliche Ansprüche: Wir können Ihre Daten auch verarbeiten, um rechtliche Ansprüche abzuwehren oder geltend zu machen. Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in der Beweissicherung bei Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Wir achten dabei stets darauf, dass Ihre Interessen und Rechte gewahrt bleiben, und schließen die erforderlichen Verträge mit unseren Dienstleistern, falls diese in unserem Auftrag Daten verarbeiten.

Datenarten

Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen und die von Ihnen selbst hierzu übermittelt bzw. über das Formular und als Upload zur Verfügung gestellt werden. Dies sind insbesondere:

• allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten),
• Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung,
• Angaben zur beruflichen Weiterbildung,
• Anschreiben, Lebenslauf und weitere Dokumente (Zeugnisse, Schulungsnachweise etc.),
• weitere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

Vorstehend genannte personenbezogene Daten erheben wir grundsätzlich unmittelbar bei Ihnen. Sofern Sie selbst in beigefügten Unterlagen auf bestimmte Daten aus Ihrem Profil bei einem Business-Netzwerk wie etwa LinkedIn verweisen, werden die dort angegebenen Daten in Übereinstimmung mit Ihrer Einwilligung gegenüber dem Netzwerk-Betreiber an uns übermittelt.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung ist die Angabe von sensiblen Daten / besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO wie Angaben zum Familienstand, Gesundheit, Religionszugehörigkeit oder sexueller Orientierung nicht erforderlich. Bitte verzichten Sie darauf, zumal diese Daten keine Auswirkung auf die Chancen Ihrer Bewerbung haben. Soweit Sie uns dennoch entsprechende Daten übermitteln (z.B. ein Foto, das Sie mit Sehhilfe zeigt und damit Rückschlüsse auf eingeschränkte Sehkraft ermöglicht), stimmen Sie ausdrücklich deren Verarbeitung zu.

Nach der DSGVO dürfen Minderjährige erst ab 16 Jahren wirksam in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einwilligen. Sind Sie minderjährig, muss die Zustimmung durch die Erziehungsberechtigten bzw. die gesetzlichen Vertreter erfolgen.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten findet nur mit Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO statt. Ist die Verarbeitung für uns erforderlich, damit wir unsere Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz nachkommen können, so ist Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Bewerberpool / Talentpool

Wir führen einen internen Bewerberpool, in dem geeignete und interessierte Bewerber, denen wir im Rahmen ihrer Bewerbung kein konkretes Stellenangebot unserer Kunden unterbreiten können, auf eigenen Wunsch und nur mit ausdrücklich erklärter Einwilligung aufgenommen werden können. Soweit eine zu Ihrem Profil passende Stelle von einem unserer Kunden ausgeschrieben wird, nehmen wir mit Ihnen Kontakt auf, um Ihr Interesse an dieser konkreten Stelle mit Ihnen zu klären. Die Kontaktaufnahme erfolgt im Regelfall telefonisch oder per E-Mail an die in der Bewerbung von Ihnen hierfür angegebenen Kontaktdaten.

Rechtsgrundlage für die Aufnahme und Speicherung Ihrer Bewerbungsdaten in unseren Bewerberpool ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Kontaktaufnahme sind mögliche Maßnahmen zur Vertragsanbahnung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir erhalten die in den Bewerberpool aufgenommenen Daten aus Ihren eingereichten Bewerbungsunterlagen sowie aus möglicherweise in der Folge bereits durchgeführten Bewerbergesprächen oder Assessments. Die erklärte Bereitschaft zur Aufnahme in unseren Bewerberpool hat keinen Einfluss auf das Ergebnis eines Bewerbungsverfahrens. Ihre Bewerberdaten werden ausschließlich für die Vermittlung an Kundenunternehmen genutzt. Die weitere Speicherung im Bewerberpool erfolgt maximal für 12 Monate. Ihre Einwilligung für die Aufnahme im Bewerberpool und die damit verbundene verlängerte Speicherdauer können Sie jederzeit ohne Nachteile widerrufen. In diesem Fall löschen wir die gespeicherten Bewerbungsdaten unverzüglich.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Intern erhalten bei uns nur ausgewählte Personen Zugriff auf Ihre Daten. Dies betrifft insbesondere die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Bereichen Human Resources / Recruitment sowie Vertrieb. Darüber hinaus können unsere IT-Administratoren zu technischen Zwecken auf Datensätze zugreifen.

Alle Beschäftigten sind verpflichtet und geschult, mit personenbezogenen Daten - insbesondere im Bewerbungsverfahren - datenschutzkonform umzugehen. Bewerbungen werden mit größter Sorgfalt und streng vertraulich behandelt.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zwingend erforderlich ist, etwa aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen, zur Verteidigung von Rechtsansprüchen oder im Zusammenhang mit einer Bewerbung für eine Position bei einem unserer Kunden. In diesen Fällen können z.B. beauftragte Rechtsanwälte, Gerichte oder weitere Verfahrensbeteiligte Zugriff auf Ihre Daten erhalten.

Darüber hinaus bedienen wir uns im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten externer Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Diese werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und verarbeiten Daten ausschließlich auf unsere Weisung. Hierzu zählen insbesondere:

• AGIL Software GmbH - Softwarelösungen für Bewerber- und Mitarbeiterverwaltung - Talgraben 44, 73312 Geislingen an der Steige, Deutschland
• HR4YOU AG - Bewerbermanagementsystem - Ulbarger Straße 52, 26629 Großefehn / Timmel, Deutschland
• Hiremoon GmbH - Performance Recruiting - Eichendorffstraße 11, 71263 Weil der Stadt, Deutschland
• emplify GmbH - Stellenanzeigen und Analysen - Stöckachstraße 11A, 70190 Stuttgart
• bots4you GmbH - KI-gestützte Chatbots, Bewerber- und Kundenkommunikation - Kölner Straße 46, 57555 Mudersbach, Deutschland

Wir haben ein berechtigtes Interesse am Einsatz dieser modernen Dienstleister, um die Abläufe im Bewerbungsverfahren sowie die interne Organisation effektiv, effizient und sicher abbilden zu können.

Darüber hinaus kann eine Verarbeitung auch durch unsere verbundenen Unternehmen und Niederlassungen oder andere vertraglich gebundene Dienstleister erfolgen, die auf unsere Weisung hin tätig werden (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider). Ein Teil der genannten Dienstleister kann für Support- oder Hosting-Leistungen Unterauftragsverarbeiter in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) einsetzen. Dies betrifft insbesondere Anbieter mit Sitz in den USA. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass geeignete Garantien für ein angemessenes Datenschutzniveau bestehen, etwa durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln oder die Einbindung der Anbieter in den EU-U.S. Data Privacy Framework.

Sicherheit der Daten

Wir sichern unsere Webseiten und Server sowie die Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Bewerberdaten durch aktuelle technische und organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten und die Daten vor Risiken wie Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff bestmöglich zu schützen. Bei der Übermittlung personenbezogener Daten setzen wir aktuelle Verschlüsselungstechnologien und VPNs für höchste Vertraulichkeit ein. Unsere Server setzen verschiedene Sicherheitsmechanismen und Berechtigungsverfahren ein, um unbefugten Zugriff zu erschweren. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung ständig verbessert. Bitte beachten Sie, dass von Ihnen unverschlüsselt übersandte E-Mails nicht zugriffsgeschützt übermittelt werden. Papierunterlagen werden der datenschutzkonformen Aktenvernichtung zugeführt.

Bereitstellung der Daten

Wenn Sie sich bei uns bewerben möchten, benötigen wir von Ihnen nur die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten. Ohne diese Daten ist es uns allerdings nicht möglich, ein Bewerbungsverfahren durchzuführen. Die Angabe weiterer Daten ist nicht erforderlich, ebenso ist die Bereitschaft zur Aufnahme in unseren Bewerberpool freiwillig. Beides hat keine Auswirkungen auf den Erfolg des Bewerbungsverfahrens.

Speicherdauer

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten während des laufenden Bewerbungsverfahrens, solange dies bis zur unternehmensinternen Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Übersendete Papierunterlagen werden ohne weiteren Hinweis der datenschutzkonformen Aktenvernichtung zugeführt - bitte bewerben Sie sich ausschließlich digital über die angegebenen Kanäle.

Bei erfolgreicher Bewerbung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten während der Dauer gespeichert und nach dessen Beendigung spätestens nach Ablauf der für das Arbeitsverhältnis geltenden gesetzlichen Verjährungs- oder arbeitsvertraglichen Ausschlussfristen gelöscht.

Soweit ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt, werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von berechtigten Interessen vorliegt. Dies ist insbesondere bei der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche nach dem AGG sowie vorvertragliche Schadenersatzansprüche der Fall. Spätestens nach sechs Monaten werden die Bewerbungsunterlagen automatisch bei Nichtzustandekommen gelöscht.

Eine Speicherung darüber hinaus erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung über die freiwillige Aufnahme in unseren Bewerberpool. Wenn Sie in die Aufnahme in unseren Bewerberpool eingewilligt haben, speichern wir Ihre Daten dort für maximal 12 Monate, beginnend mit dem Ende Ihres Bewerbungsverfahrens, soweit keine Einstellung erfolgt ist. Wir sind hierzu nicht verpflichtet und können jederzeit die Speicherung durch Löschen der Daten beenden, in diesem Fall informieren wir Sie unaufgefordert.

Bitte teilen Sie uns zwischenzeitliche Änderungen Ihrer Daten, insbesondere der Kontaktdaten, selbständig mit. Wenn Sie keine weitere Speicherung in unserem Bewerberpool wünschen, können Sie Ihre diesbezügliche Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen über die genannten Kontaktdaten widerrufen. In diesem Fall löschen wir Ihre Bewerbungsdaten unverzüglich. Selbstverständlich löschen wir Ihre Bewerbungsdaten auch dann unverzüglich, wenn Sie uns dazu auffordern, etwa weil Sie kein Interesse mehr an Ihrer Bewerbung bei uns haben und selbst absagen.

Einzelfallentscheidung und Profiling

Wir führen mittels der von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten kein Profiling durch. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben ein Auskunftsrecht über die zu Ihrer Person betreffenden personenbezogenen Daten, die bei uns gespeichert sind. Darüber hinaus haben Sie das Recht, Ihre Daten zu berichtigen, zu löschen, deren Verarbeitung einzuschränken oder zu widerrufen, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem können Sie jederzeit eine getätigte Einwilligung widerrufen bzw. der Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund berechtigter Interessen widersprechen. Bei schriftlicher Anfrage über unsere genannten Kontaktdaten kommen wir Ihrem Anliegen umgehend nach. Sie können sich an die Datenschutzbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden, wenn Sie Ihr Beschwerderecht wahrnehmen möchten.

Weitere Fragen zum Datenschutz

In unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen finden Sie weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere auch zum Besuch unserer Webseiten. Datenverarbeitungen auf externen Portalseiten, Jobbörsen etc. werden von den dort Verantwortlichen zur Verfügung gestellt. Wenn Sie besondere Fragen zu Ihren Bewerberdaten haben, können Sie sich direkt an uns über die mitgeteilten Kontaktdaten wenden.